Durante o planejamento do seu cronograma, você já teve a necessidade de configurar as tarefas e atividades em diferentes tipos: duração fixa, trabalho fixo ou unidades fixas. Além disto, ainda se questionou sobre utilizar ou não a configuração “Controlada pelo Empenho”. Nos acompanhe para entender mais sobre como usar a configuração controlada pelo empenho.
1. Comportamento de Tarefa ou Atividade Controlada Pelo Empenho
A seguir, apresentamos uma tabela explicativa do comportamento esperado ao fazer uso da configuração “Controlada pelo Empenho” de acordo com o tipo de tarefa:
| Tipo de Tarefa ou Atividade | Comportamento Esperado |
| Primeira atribuição / alocação de recurso | Os cálculos controlados pelo empenho se aplicam apenas depois que os recursos são atribuídos inicialmente à tarefa ou atividade. Depois que os primeiros recursos são atribuídos, o valor do trabalho não é alterado à medida que novos recursos são atribuídos ou removidos da mesma tarefa ou atividade. |
| Tarefas ou atividades de trabalho fixo | A atribuição de recursos adicionais encurtará a duração da tarefa ou atividade. Entretanto, não é possível remover o agendamento controlado pelo empenho de tarefas ou atividades de trabalho fixo, pois não têm valores de trabalho flexíveis e, portanto, são sempre controladas pelo empenho. |
| Tarefas ou atividades de duração fixa | A atribuição de recursos adicionais diminuirá os valores de unidade individuais dos recursos, isto é, diminuirá o percentual de alocação dos recursos. |
| Tarefas ou atividades de unidades fixas | A atribuição de recursos adicionais encurtará a duração da tarefa ou atividade e o trabalho será mantido inalterado. |
| Tarefas resumo | As tarefas resumo não podem ser definidas como controladas pelo empenho. |
| Projetos e subprojetos inseridos | Os projetos inseridos como subprojetos não podem ser definidos como controlados pelo empenho. |
2. Como Controlar uma Tarefa ou Atividade Pelo Empenho
No cronograma do programa, projeto ou subprojeto, existem tarefas e atividades que podem depender ou não da quantidade de recursos atribuídos.
Por exemplo, uma reunião de 4 horas terá esta duração independentemente da quantidade dos recursos presentes. Assim como uma atividade de implantar mudança em ambiente de produção pode ter sua duração reduzida pela metade ao atribuir mais um recurso.
Para permitir que uma tarefa ou atividade seja controlada pelo empenho:
1. Selecione a tarefa ou atividade desejada;
2. No menu ribbon, clique em “Tarefa”;
3. Clique em “Informações”;
4. Na janela “Informações da tarefa”, clique na aba “Avançado”;
5. Marque a opção “Controlada pelo empenho”.
3. Exemplo Prático de Tarefa ou Atividade Controlada Pelo Empenho
Tomaremos como exemplo a atividade “Implantar Mudança em Ambiente de Produção”, com duração de 1 dia e 8 horas de trabalho atribuídas ao recurso Barbara.
Primeiro, consideraremos a atribuição de um recurso adicional em uma atividade de unidades fixas não controlada pelo empenho. De acordo com a imagem a seguir, a inclusão do recurso Adriano com 100% de disponibilidade para alocação manteve a duração, mas dobrou o trabalho.
Porém, se esta atividade fosse configurada para ser controlada pelo empenho, a duração será ajustada de acordo com o percentual de alocação dos recursos. O trabalho total é mantido, mas neste exemplo cada recurso trabalhará 4 horas.
É importante deixarmos claro que o Project aceita recursos infinitos em uma tarefa ou atividade. Porém, você precisa entender até que ponto a inclusão de recursos para comprimir uma tarefa ou atividade é viável e não afetará a qualidade da entrega.
Quando você considera incluir recursos para reduzir uma duração ou a carga de trabalho dos recursos, também considera que todos estes recursos possuem as mesmas habilidades e estão nas mesmas condições para realizar o trabalho. Para tarefas e atividades que exijam conhecimento técnico e qualificação elevada, esta estratégia pode não funcionar.
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Artigo publicado originalmente na Ortogonal Projetos® como:
Como Usar a Configuração Controlada pelo Empenho