Como Nivelar Recursos Automaticamente no Project Desktop

Analisamos anteriormente como identificar e localizar desequilíbrios na alocação de trabalho para os membros da equipe do programa, projeto ou subprojeto. Vamos evoluir um pouco mais e iremos entender como nivelar recursos automaticamente no Project Desktop e resolver a superalocação e subalocação destes recursos para melhorar o planejamento do programa, projeto e subprojeto.

1. O Que é Superalocação e Subalocação

Definimos o que é uma superalocação e subalocação dos membros da equipe do programa, projeto ou subprojeto, mas o reforço é importante.

• Superalocação: quando há mais trabalho planejado atribuído ao membro da equipe que sua real capacidade de trabalho disponível, gerando sobrecarga.

• Subalocação: quando há menos trabalho planejado atribuído ao membro da equipe que sua real capacidade de trabalho disponível, gerando ociosidade.

Uma das funções fundamentais do gerente de projetos ou programas é garantir que a carga de trabalho de todas as tarefas e atividades esteja atribuída de forma balanceada para os membros da equipe.

2. Tipos de Nivelamento de Recursos do Project Desktop

Nivelar os recursos é fundamental para evitar que o seu programa, projeto ou subprojeto tenha recursos do tipo trabalho subalocados (ociosos) ou superalocados (sobrecarregados).

Os tipos de nivelamento de recursos do Project Desktop disponíveis são o manual e o automático. Iremos tratar exclusivamente do nivelamento de recursos automático e suas parametrizações, pois o nivelamento de recursos manual será tratado separadamente.

3. Como Nivelar Recursos Automaticamente no Project Desktop

O nivelamento automático de recursos no Project Desktop pode ser feito para o cronograma inteiro, somente para uma seleção de tarefas ou atividades, ou somente para recursos específicos.

Primeiramente, vamos configurar como o Project Desktop realizará o nivelamento automático dos recursos.

3.1. Como Parametrizar o Nivelamento Automático

1. No menu ribbon, clique na aba “Recurso”;

2. lique em “Opções de Nivelamento”;

3. Configure as opções de nivelamento (apresentaremos a seguir uma breve explicação das opções);

4. Clique em “OK”.

Descrição das opções da janela “Nivelamento de recursos”:

3.2. Como Realizar o Nivelamento Automático

Recomendamos fortemente que grave uma cópia de segurança, backup, de seu cronograma antes de continuar com o nivelamento automático. Isso será importante caso as alterações realizadas pelo Project Desktop tenham que ser completamente anuladas e o arquivo original restaurado. Com as opções de nivelamento configuradas, vamos ao nivelamento.

Depois de parametrizar o nivelamento, é possível escolher parametrizar uma seleção de tarefas ou atividades, recursos específicos ou todo o cronograma.

Para o nosso passo-a-passo, faremos o nivelamento para o projeto inteiro:

1. No menu ribbon, clique na aba “Recurso”;

2. Clique em “Nivelar Tudo”;

3. Perceba que algumas datas foram destacadas, informando o que foi alterado com o nivelamento;

4. Analise se as alterações realizadas pelo Project Desktop são aceitáveis para seu programa, projeto ou subprojeto. Talvez você precise realizar algum ajuste manual em tarefas, atividades ou recursos críticos.

4. Como Bloquear o Nivelamento Automático

Existem situações que o nivelamento automático de recursos ou mesmo de tarefas ou atividades não é necessária ou bem-vinda. Podemos impedir que recursos específicos e até mesmo tarefas ou atividades específicas sejam nivelados automaticamente, bloqueando-os.

4.1. Como Bloquear o Nivelamento Automático da Tarefa ou Atividade

Para bloquear o nivelamento automático de tarefas ou atividades específicas pelo Project Desktop:

1. Clique com o botão direito sobre o nome da última coluna à direita do cronograma;

2. Clique em “Inserir Coluna”;

3. Digite “Nivelar Atribuições”;

4. Tecle “Enter”.

Para cada tarefa ou atividade, marque “Sim” para permitir que o Project Desktop defina períodos diferentes para cada recurso executar a tarefa ou atividade após o nivelamento. Caso contrário, marque “Não”.

4.2. Como Bloquear o Nivelamento Automático do Recurso

Para bloquear o nivelamento automático pelo Project Desktop de recursos específicos:

1. No menu ribbon, clique na aba “Tarefas”;

2. No grupo “Exibir”, selecione o modo de exibição “Planilha de Recursos”;

3. Clique em “Inserir Coluna”;

4. Digite “Pode Nivelar”;

5. Tecle “Enter”.

Para cada recurso, marque “Sim” para permitir que o Project Desktop defina períodos diferentes para cada recurso executar a tarefa ou atividade após o nivelamento. Caso contrário, marque “Não”.

5 . Como Reverter o Nivelamento de Recursos Aplicado Automaticamente

Depois de analisar o nivelamento de recursos automático realizado pelo Project Desktop, talvez você decida que as alterações realizadas não são bem-vindas e precisam ser revertidas. Para isso:

1. No menu ribbon, clique na aba “Recurso”;

2. Clique em “Limpar Nivelamento”.

Por qualquer razão, podemos ainda recuperar a cópia de segurança do cronograma que você gravou.

Entender como nivelar recursos automaticamente no Project Desktop e resolver a superalocação e subalocação destes recursos, com certeza, é vantajoso por ser automático, mas exige cuidados e atenção. Esta é uma das alternativas disponíveis ao gerente de projetos ou programas para melhorar o planejamento do programa, projeto e subprojeto.

Além do nivelamento automático de recursos, podemos também realizá-lo manualmente.

• Como nivelar seus recursos manualmente.

Wladimir Dezembro Leonelo

https://www.linkedin.com/in/dezembro/

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Artigo publicado originalmente na Ortogonal Projetos® como:

Como Nivelar Recursos Automaticamente no Project Desktop