7 Benefícios de Manter os Projetos no Project Online

Você já pensou no motivo das empresas precisarem de um repositório centralizado para manter todos os programas, projetos e subprojetos armazenados e disponíveis? Mesmo que você seja o único gerente de projetos da empresa, porque usaria o Project Online, já que mantém todos seus arquivos na nuvem e ninguém mais precisa ter acesso aos cronogramas?

Apresentaremos a seguir os 7 benefícios de manter os projetos no Project Online.

1. Padronização e Centralização das Informações

Um dos pontos em comum de empresas com alta maturidade em gerenciamento de projetos e governança corporativa é a padronização. Padronizar e centralizar informações facilita a automação de muitas atividades do gerente de programas, projetos e subprojetos e de toda sua equipe. É muito mais fácil gerar um status report automaticamente quando está definido onde e como as informações estão registradas.

1.1. Criação de Modelos Globais de Cronograma

O Project Online permite a criação de modelos globais de cronograma, para atender os diferentes tipos de projeto e suas necessidades, reduzindo o risco de erros de planejamento, por exemplo, má aplicação dos vínculos entre as tarefas e atividades, configurações divergentes do tipo de agendamento ou do tipo de tarefa, aplicação incorreta de calendários no projeto, dentre outros.

Esta prática, criação de modelos globais de cronograma, aumenta a maturidade e governança da empresa, ao permitir que o gerente de programas, projeto e subprojetos o reuso dos ativos corporativos e aceleração na curva de aprendizado.

1.2. Criação de Páginas de Detalhes do Projeto

O Project Online também permite a criação de páginas de detalhes do projeto (PDP), que podem conter campos e tabelas personalizados de acordo com a solicitação do escritório de projetos departamental ou corporativo, ou mesmo dos profissionais de gestão envolvidos para suprir as necessidades da empresa, cliente ou projetos e programas. Campos e tabelas personalizados facilitam a tomada de decisão de acordo com os objetivos estratégicos da empresa, e eles são impossíveis de serem criados no Project Desktop.

1.3. Criação de Calendários Corporativos

O Project Online já possui um calendário base, ele se chama “Padrão”. No calendário base é possível definir os padrões para todos os programas, projetos e subprojetos da empresa, como os horários e dias de trabalho, feriados e outras exceções particulares da sua empresa.

Também é possível a criação de calendários corporativos a partir de um calendário base que atendam requisitos específicos e podem ser editados de acordo com suas particularidades.

Em situações onde os membros da equipe do programa, projeto ou subprojeto estão localizados em diferentes países, geograficamente distantes, é importante que cada país tenha seu próprio calendário corporativo.

Um calendário corporativo corretamente aplicado à um programa, projeto ou subprojeto refletirá automaticamente no cronograma as atualizações realizadas em cada um dos calendários que impactam o cronograma.

Cada recurso também terá seu próprio calendário corporativo, onde o Gerenciador de Recursos cadastrará seus períodos de férias ou de indisponibilidade de modo que isso também reflita automaticamente no agendamento de suas tarefas e atividades.

Aprenda mais sobre calendário da empresa no Project Online.

1.4. Configurações de Agendamento e Cronograma

Quando o cronograma de um programa, projeto ou subprojeto é publicado, este também salva todas as configurações de opções de calendário, agendamento e cálculo. Ou seja, os padrões para dia do início da semana, hora de início, tipo de agendamento, tipo de tarefa e várias outras configurações que, se modificadas, podem criar uma confusão.

Aprenda mais sobre como configurar o Project Desktop para seus cronogramas.

1.5. Site ou Repositório do Programa, Projeto ou Subprojeto

Cada programa, projeto ou subprojeto possui um repositório reservado para o armazenamento dos documentos, compartilhamento das informações e gerenciamento das entregas. Este espaço é chamado de site do projeto.

Através de um repositório centralizado dentro site do projeto, os membros das equipes de cada programa, projeto ou subprojeto podem interagir e colaborar de forma segura em um ambiente de acesso controlado, versionamento de documentos, edição colaborativa em tempo real, compartilhamento de arquivos de forma segura com pessoas de dentro e fora da empresa, dentre outras funcionalidades disponíveis.

Aprenda mais sobre como criar um site de projeto.

1.6. Gerenciamento das Entregas

Seus programas, projetos ou subprojetos podem ter fases que agrupam determinados tipos de tarefa ou atividade como, por exemplo, análise de requisitos, desenvolvimento, implantação, homologação, dentre outras.

O final de um processo interno, como a assinatura de um documento para o programa, projeto ou subprojeto, de uma fase do ciclo de vida ou mesmo de si próprio, pode estar relacionado com uma entrega como se isto fosse o “prêmio” por ter conseguido chegar até ali. Isso auxiliará no controle da construção da entrega final e na gestão das expectativas com os stakeholders (partes interessadas), que perceberão a entrega de valor durante a execução ao ter itens “tangíveis” entregues, dando mais importância ao trabalho aplicado por todos. E os membros da equipe do projeto poderão saber exatamente o que se espera deles.

Aprenda mais sobre como estruturar as entregas de programas, projetos e subprojetos.

Caso você não tenha permissão de administração no Project Online, será necessário que solicite estas alterações ao PMO (Escritório de Gerenciamento de Projeto) ou Administrador do Project Online da empresa.

2. Controle de Acesso e Edição

O Project Online possui um controle de acesso e edição dos cronogramas, recursos, calendários, campos e tabelas personalizados. Este controle é feito através do check-out e check-in de cada um destes elementos.

Analogamente, o check-out acontece quando um usuário tira a pasta do projeto, o formulário do recurso ou o calendário da empresa da estante, incapacitando todos os outros usuários, que também têm as permissões, de editá-lo. Enquanto o check-out estiver feito para um usuário, isso pode significar que o trabalho ainda não foi finalizado, portanto, impedindo que você ou outro usuário faça modificações.

O check-in acontece quando o usuário que fez o check-out devolve o elemento para a estante tornando-o disponível para que outro usuário possa acessá-lo para edição.

Aprenda mais sobre check-out e check-in de programas, projetos e subprojetos.

3. Controle dos Recursos Corporativos

3.1. Equipe do Programa, Projeto ou Subprojeto com Recursos Corporativos

É possível ter todos os recursos corporativos cadastrados e gerenciados no Project Online para poderem ser compartilhados entre os programas, projetos e subprojetos que estão no repositório da sua empresa.

Quando você conecta o Project Desktop à sua conta no Project Online, é recomendado que você monte a equipe do programa, projeto ou subprojeto somente com os recursos corporativos cadastrados previamente na central de recursos. Quaisquer outros recursos que sejam criados no Project Desktop serão recursos locais, e não corporativos, que jamais usufruirão dos benefícios dos que estão cadastrados e gerenciados na central de recursos, como por exemplo, análise de disponibilidade e superalocação.

Inclusive, existe uma funcionalidade para membros da equipe reportarem o andamento de suas atividades e você só precisará aprová-las!

Saiba mais sobre recursos corporativos.

3.2. Superalocação e Subalocação de Recursos no Cronograma

Como responsável pelo gerenciamento do programa, projeto ou subprojeto você deve ter percebido que alguns membros da sua equipe trabalham demasiadamente, enquanto outros têm tempo sobrando. Em alguns casos, até mesmo recebeu reclamações sobre a carga de trabalho atribuída para determinado profissional.

Quando todos os recursos estão cadastrados corretamente na central de recursos do Project Online, é muito mais fácil prever a superalocação e subalocação de recursos, pois os cálculos de alocação de recursos agora considerarão todos os programas, projetos ou subprojetos dos quais o recurso faz parte da equipe.

Saiba mais sobre superalocação e subalocação de recursos.

4. Linha do Tempo com Todos os Programas, Projetos e Subprojetos

Se você gerencia vários programas, projetos e subprojetos, é bem possível que tenha criado um cronograma macro e inserido todos eles, para resumir e apresentar aos patrocinadores ou acionistas as informações de prazo e custo na forma de linha do tempo.

Você não precisa mais disso quando seus programas, projetos e subprojetos estão salvos na central de projetos, pois o próprio Project Online faz este trabalho para você, onde poderá também agrupá-los de maneiras personalizadas e abri-los à vontade, sempre com a informação mais atualizada.

5. Priorização de Programas, Projetos e Subprojetos

Você já precisou defender seu programa, projeto ou subprojeto contra outras iniciativas estratégicas do portfolio, de um possível cancelamento devido à falta de recursos financeiros? Em caso positivo, você teve que realizar uma busca profunda por informações valiosas para serem utilizadas em uma reunião de priorização que provavelmente durou horas.

O Project Online tem uma ferramenta preparada para auxiliar os patrocinadores e gerentes de portfolio na priorização dos programas, projetos e subprojetos, de acordo com os Objetivos Estratégicos da Empresa. Os Objetivos Estratégicos (ou Fatores Comerciais) serão usados para determinar em quais programas, projetos ou subprojetos o patrocinador autorizará os investimentos ou sua continuidade.

6. Automação e Integração

6.1. Integração do Project Online com Outros Serviços e Aplicativos

Através do Project Online, integrado com outros aplicativos da Microsoft como o Teams, Power BI, Flow e Power Apps, você será capaz de gerenciar os seus projetos, programas e portfolio de, praticamente, onde você estiver.

Você pode criar um aplicativo usando o PowerApps para mostrar informações sobre os programas, projetos e subprojetos. É possível também usar o Flow para criar suas regras de negócio e integrar centenas de serviços diferentes, e gerar um status report automático que ficará salvo no site do projeto. E porque não usar o Power BI para mostrar à equipe todos os indicadores do programa, projeto ou subprojeto em tempo real?

Isso é completamente possível, inclusive você pode definir níveis de segurança da informação para cada membro da equipe, patrocinador ou visualizador de portfolio.

Outra funcionalidade que otimiza e facilita a comunicação das equipes dos programas, projetos e subprojetos é a integração do Project Online com o Teams. As reuniões, histórico de mensagens, compartilhamento de arquivos e automação de processos podem ser feitas através das janelas do Teams sem que as informações sejam cruzadas.

6.2. Submissão, Aprovação e Rejeição do Trabalho da Equipe

Você, como gerente de programas, projetos ou subprojetos, provavelmente já precisou correr atrás de algum membro da sua equipe cobrando-o sobre o progresso das tarefas ou atividades, o que, por vezes, acabou atrasando a emissão do status report ao sponsor ou patrocinador executivo, acertamos? Fica muito mais fácil controlar o trabalho no cronograma quando todos os programas, projetos e subprojetos corporativos estão em um repositório de projetos centralizado e os membros da equipe têm acesso às suas próprias tarefas e atividades.

O membro da equipe lança horas direto no cronograma, reportando o trabalho realizado e você só precisará aprová-lo ou rejeitá-lo. Assim, você poderá focar em atividades que agregam mais valor ao cliente ou à sua empresa, e deixar que o Project Online se encarregue de atualizar o progresso das tarefas ou atividades no cronograma.

Veja mais sobre como controlar o trabalho no cronograma.

7. Acesso Através de Qualquer Dispositivo

Tanto o Project Online quanto os sites dos programas, projetos ou subprojetos podem ser acessados através de qualquer dispositivo – desktop, laptop ou mobile, utilizando navegadores, aplicativos do Office 365 ou do SharePoint, possibilitando autorizar lançamentos, atualizar informações, compartilhar documentos com pessoas específicas e muito mais.

Depois de todos esses benefícios, você com certeza ficou com vontade de, ao menos, saber um pouco mais sobre o Project Online. Acesse o nosso blog ou conheça nossos serviços gerenciados que mantêm tudo funcionando enquanto você cria valor para seus clientes e acionistas, e alcance altos níveis de maturidade em gerenciamento de projetos para você e sua empresa.

Apesar de todas as maravilhas e facilidades, tudo isso tem um preço: Como configurar para que tudo isso funcione exatamente da maneira que de fato agregue valor? É necessário que haja um responsável (administrador) por manter e desenvolver as melhorias do Project Online, e isso demanda conhecimento técnico, infraestrutura e tempo. Balde de água fria? Claro que não. Você não precisa ser um expert ou dominar os conhecimentos de administração do Project Online.

Wladimir Dezembro Leonelo

https://www.linkedin.com/in/dezembro/

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Artigo publicado originalmente na Ortogonal Projetos® como:

7 Benefícios de Manter os Projetos no Project Online